실패 없는 전산개발을 위해 반드시 따져봐야 할 3가지 기준

전산개발을 시작하기 전 품어야 할 의심

많은 기업이 더 나은 업무 흐름을 꿈꾸며 전산개발에 착수한다. 수작업으로 처리하던 데이터를 시스템화하고 반복적인 업무를 자동화하겠다는 취지는 좋다. 하지만 현장에서 지켜본 바로는 기획 단계에서 이미 승패가 갈리는 경우가 허다하다. 솔루션 도입이나 자체 개발을 고민할 때 가장 먼저 던져야 할 질문은 이 시스템이 진짜 시간을 아껴주는가 혹은 관리자의 시간을 더 뺏는가이다.

단순히 화려한 대시보드나 세부적인 기능 나열에 집착하면 시스템은 비대해진다. 무거운 엔진을 단 소형차처럼 움직임은 둔해지고 유지보수 비용만 눈덩이처럼 불어난다. 개발 언어나 프레임워크 선택보다 중요한 것은 우리가 해결하려는 현장의 문제가 정확히 무엇인지 정의하는 일이다. 이 과정이 생략된 개발은 결국 누군가의 책상 위에서 멈춰버린 장식품이 되기 일쑤다.

전산개발 과정에서 범하는 뼈아픈 실수들

전산개발을 진행할 때 흔히 저지르는 실수는 사용자 중심이 아닌 개발자 편의 중심의 인터페이스를 설계하는 것이다. 현장 실무자가 버튼을 세 번 누를 일을 다섯 번 눌러야 한다면 그 시스템은 죽은 것과 다름없다. 개발 속도를 맞추기 위해 실무자와의 소통을 건너뛰고 기능 명세서만으로 개발을 강행하는 모습도 자주 목격된다.

문제를 인지하지 못한 채 개발을 시작하면 중간 단계에서 예산 초과나 일정 지연이 반드시 발생한다. 예를 들어 데이터 처리 자동화 기능을 구현할 때 기존 수기 데이터와의 정합성을 고려하지 않으면 전체 시스템이 멈추는 상황이 벌어진다. 시스템을 구축하는 과정 자체가 기존 업무 흐름을 방해해서는 안 된다는 점을 명심해야 한다. 개발팀은 실무자의 목소리를 설계도의 가장 첫 페이지에 배치해야 한다.

단계별로 풀어보는 시스템 구축 프로세스

성공적인 전산개발은 아래와 같은 5단계 과정을 거쳐야 흔들리지 않는다. 첫째는 현상 파악으로 현재 우리 회사가 수작업으로 처리하는 데이터 양과 소요 시간을 정확한 수치로 기록하는 것이다. 둘째는 우선순위 선정으로 가장 고통스러운 업무 하나를 골라 모듈화한다. 셋째는 프로토타입 제작으로 전체 시스템을 만들기 전 핵심 기능을 2주 내로 구현해 테스트한다.

넷째는 실제 데이터 연결과 검증이다. 이때 기존의 엑셀 데이터나 수기 장부를 연동하며 오류를 잡아낸다. 다섯째는 단계적 배포와 피드백 수집이다. 한 번에 모든 기능을 배포하면 실무 현장은 마비된다. 부서별로 혹은 업무별로 점진적으로 시스템을 도입해 실무자가 새로운 환경에 적응할 시간을 벌어주어야 한다.

외주 개발과 자체 개발의 냉정한 비교

내부에서 개발팀을 꾸릴지 외부 IT 기업에 의뢰할지는 매번 돌아오는 숙제다. 자체 개발은 요구사항 변경에 유연하게 대처할 수 있지만 핵심 인력의 이탈 시 치명적이다. 반대로 외주 개발은 초기에 정해진 예산 내에서 완수할 수 있다는 장점이 있지만 추가 요구사항 발생 시 매번 비용을 지불해야 하는 단점이 있다.

규모가 작은 기업이라면 초기에는 클라우드 기반의 SaaS 솔루션을 1년 정도 사용해보며 업무 방식을 체화하는 것이 낫다. 전산개발을 통해 나만의 시스템을 구축하는 것은 그 다음 순서다. 무턱대고 바닥부터 쌓아 올리려 하기보다 기성품으로 비즈니스의 틀을 먼저 다지는 것이 장기적으로 훨씬 비용 효율적이다. 우리에게 필요한 것은 거창한 시스템이 아니라 매일매일 조금씩 업무를 덜어주는 도구임을 기억하자.

전산개발 이후 관리가 시작이다

시스템을 구축했다고 일이 끝나는 것이 아니라 오히려 그때부터가 진짜 시작이다. 실무자들은 시스템이 도입되면 당연히 오류가 없을 것이라 생각하지만 실제로는 매일 새로운 버그가 발견된다. 따라서 운영 초기 3개월 동안은 수정 작업을 전담할 인력을 반드시 배치해야 한다. 이 기간을 잘 버티지 못하면 결국 1억 원을 들인 시스템도 엑셀만도 못한 대접을 받게 된다.

개발 완료 후 최소 1년은 정기적인 데이터 백업과 보안 업데이트 점검이 필수적이다. 만약 전산개발을 계획하고 있다면 우선 현재 업무에서 가장 시간이 많이 소요되는 3개 작업부터 리스트업 해보길 바란다. 그 다음 해당 업무를 대신해줄 간단한 스크립트나 자동화 툴이 이미 시장에 나와 있는지 확인하는 것이 가장 빠른 길이다. 이런 검토 과정 없이 바로 개발업체를 찾는다면, 당신은 그저 그들의 테스트베드가 될 가능성이 높다.