사무실 문서 관리를 중앙화한다고 했을 때 겪은 혼란

서버 설정보다 더 힘들었던 사용자 설득 과정

작년 가을쯤이었나, 우리 팀에 문서중앙화 솔루션이라는 게 도입되었다. 평소에 FTP 서버를 그냥 폴더처럼 연결해서 쓰던 습관이 있어서 처음에는 그게 왜 굳이 필요한지 이해가 잘 안 갔다. IT팀에서는 보안이 중요하다, 랜섬웨어 방지다 뭐다 하면서 설명해주는데, 사실 실무자 입장에서는 그냥 쓰던 대로 쓰는 게 제일 편하니까. 솔직히 나스(NAS) 서버만 잘 활용해도 충분하지 않나 싶었는데, 막상 중앙화 시스템을 깔아보니 단순히 파일을 어디에 두느냐의 문제가 아니더라. 일단 내 컴퓨터에 있는 파일이 자동으로 서버로 빨려 들어가는 구조라, 처음 며칠은 파일이 어디로 갔는지 헷갈려서 한참을 헤맸다. 특히 보안 정책 때문에 외부 반출이 막히면서, 메일 보낼 때마다 승인받는 과정이 어찌나 귀찮던지. 한 달에 라이선스 비용으로 꽤 나가는 걸로 아는데, 이렇게 불편해지면 업무 속도가 오히려 떨어지는 게 아닌가 하는 의구심이 계속 들었다.

큐넷 NAS와 중앙화의 미묘한 차이점

이전에는 큐넷 같은 나스 장비를 써서 부서별로 폴더 권한을 나눴다. 회계팀은 회계 폴더, 제약사업부는 제약 폴더, 이런 식으로 권한을 주면 끝이었는데, 중앙화 솔루션은 이게 조금 더 복잡하게 얽혀 있다. 단순히 권한만 주는 게 아니라 문서 하나하나에 이력이 남으니까. 처음에 가장 당황했던 건 파일명을 수정하거나 옮길 때마다 시스템이 자꾸 뭔가를 체크한다는 거다. 이게 내 로컬 PC에 있는 건지, 아니면 가상의 공간에 있는 건지 헷갈리는 순간이 한두 번이 아니었다. 보안 담당자 말로는 개인정보 도용이나 명의 도용 방지를 위해 어쩔 수 없는 조치라는데, 솔직히 퇴근 전 ‘내 PC 지키미’ 체크하고 이것저것 보안 업데이트 챙기다 보면 진이 빠진다. 예전엔 그냥 외장 하드에 백업해두면 그만이었는데, 이제는 그게 안 되니 마음 한구석이 불안한 건 여전하다.

유료 VPN보다 더 복잡한 접근성 문제

재택근무라도 하려고 치면 진짜 머리가 아파진다. 예전에는 집에서 유료 VPN 하나 연결하면 회사 내부망처럼 썼는데, 이제는 중앙화 솔루션까지 켜야 하니 로그인을 두 번, 세 번씩 하게 된다. 가끔은 인터넷 연결이 불안정할 때 중앙화 서버랑 끊기기라도 하면, 작성 중이던 문서를 저장 못 해서 날린 적도 있다. 물론 안티바이러스나 보안 패치 같은 건 잘 되어 있겠지 싶지만, 사용자 입장에서는 그냥 빨리빨리 문서를 열고 닫는 게 제일 중요한데 그게 안 되니 답답할 따름이다. 광고 차단 프로그램이라도 깔려 있으면 가끔은 보안 정책이랑 충돌이 나서 브라우저 창이 아예 안 열리기도 한다. 이게 다 보안을 위한 거라지만, 매번 IT팀에 전화해서 ‘이거 왜 안 돼요?’라고 묻는 것도 이제는 미안할 정도다.

시간이 지나도 익숙해지지 않는 이질감

솔직히 도입된 지 6개월이 넘었지만, 여전히 나는 예전 방식이 그리울 때가 많다. 물론 회사 입장에서는 문서 자산화가 중요하고, 어떤 부서에서 어떤 파일을 어떻게 수정했는지 다 남기는 게 정답일 수도 있겠다. 하지만 실무자들의 불편함을 어떻게 상쇄할지에 대한 고민은 여전히 부족한 것 같다. 얼마 전에는 중요한 회의 자료를 급하게 수정해야 하는데, 중앙화 서버 응답이 느려져서 10분 넘게 대기했다. 그때 느꼈다. 기술이 아무리 좋아져도 결국 내 손에 딱 맞는 도구가 아니면 스트레스만 가중된다는 걸. 요즘은 그냥 될 대로 되라 싶어 자동 저장을 믿고 멍하니 로딩 바만 쳐다보고 있다. 솔직히 이게 정말 업무 효율을 높이는 건지, 아니면 그저 보안을 위한 통제 장치일 뿐인지 아직도 잘 모르겠다.