느려지는 업무용 PC 방치하다 겪는 손실과 합리적인 PC유지보수 관리법

사내 IT 기기 관리를 방치할 때 발생하는 보이지 않는 손실

업무용 컴퓨터가 갑자기 부팅되지 않거나 블루스크린이 뜨는 상황은 생각보다 빈번하게 일어난다. 당장 급한 보고서를 써야 하는 직원은 당황해서 스스로 인터넷을 뒤지며 윈도우10설치방법 따위를 검색하느라 오전 내내 시간을 허비하기 십상이다. 이렇게 전문 지식이 없는 직원이 컴퓨터 문제 해결을 위해 붙잡고 있는 시간은 그대로 회사의 생산성 저하와 비용 손실로 직결되며, 전문적인 PC유지보수 관리가 부재한 기업일수록 이러한 손실은 눈덩이처럼 불어난다.

소규모 사무실일수록 별도의 IT 부서를 두기 어렵기 때문에 고장이 발생하면 임시방편으로 대처하기 마련이다. 먼지가 가득 쌓인 본체 내부를 방치하다가 메인보드가 과열되어 타버리거나, 중요 데이터가 백업되지 않은 상태로 저장장치가 손상되는 비극이 발생한다. 전문적인 PC유지보수 체계가 갖춰져 있지 않다면 사소한 하드웨어 접촉 불량조차 수십만 원의 부품 교체 비용이나 데이터 복구 비용으로 이어질 수 있다. 예방 정비만 제때 이루어졌어도 들이지 않았을 기회비용과 예산이 길바닥에 버려지는 셈이다.

내부에 담당자를 둘 것인가 외부 PC유지보수 업체를 쓸 것인가

회사의 규모가 커지기 시작하면 사내 IT 관리 업무를 전담할 직원을 채용할지, 아니면 전문 외주 업체에 맡길지 고민의 기로에 서게 된다. 상주 직원을 채용하는 것은 문제 발생 시 즉각적인 피드백을 받을 수 있다는 강력한 장점이 있다. 하지만 월 300만 원 이상의 인건비 부담과 함께, 업무량이 일정하지 않은 사내 IT 관리 특성상 유휴 시간이 발생한다는 단점을 피하기 어렵다. 직원의 기술적 한계에 부딪혔을 때 추가적인 기술 지원 비용이 또 들어갈 수도 있다.

반면 외부의 PC유지보수 전문 기업을 활용하면 고정비를 획기적으로 줄이는 대안이 될 수 있다. 보통 컴퓨터 대수에 따라 월정액 요금제가 다르게 책정되는데, 10대 기준 월 15만 원에서 20만 원 선으로 해결할 수 있는 편이다. 물론 외부 업체를 이용하면 전화를 걸고 엔지니어가 방문할 때까지 대기 시간이 발생한다는 물리적 한계가 존재한다.

내부 직원을 고용하는 방식은 즉각적인 반응 속도를 보장하지만 높은 고정비가 매달 지출되는 구조다. 반대로 외부 대행은 필요할 때만 비용을 지불하여 비용 면에서 우월하지만, 시스템 장애가 발생했을 때 현장 대응까지 평균 2시간에서 4시간 정도 지연을 감내해야 한다. 우리 조직이 1분 1초를 다투는 실시간 서비스를 제공하는지, 혹은 반나절 정도의 대기는 수용 가능한 비즈니스 모델인지 냉정하게 따져보아야 한다.

문제 발생 시 바로 적용할 수 있는 셀프 점검 절차

아무리 좋은 서비스를 구독하고 있더라도 엔지니어가 오기 전까지 스스로 해볼 수 있는 최소한의 조치가 있다. 불필요한 출장비를 아끼고 업무 공백을 최소화하기 위해 다음의 점검 단계를 순서대로 진행해 볼 것을 권장한다.

가장 먼저 전원 공급 상태를 확인해야 한다. 멀티탭의 전원이 켜져 있는지 본체 뒤편의 전원 스위치가 온 상태인지 확인하는 것만으로도 허탈한 해프닝의 절반은 해결된다. 간혹 멀티탭 전선이 꼬여 전력이 정상 공급되지 않는 경우도 존재한다.

모니터 화면이 안 나올 때는 본체와 모니터를 연결하는 케이블을 완전히 분리했다가 다시 꽉 끼워본다. 청소 중에 선이 살짝 빠져서 화면이 송출되지 않는 경우가 많기 때문이다. 컴퓨터 본체에서 삐 소리가 나며 부팅이 되지 않는다면 본체 덮개를 열고 램을 탈착하여 금속 접촉 부위를 지우개로 살짝 닦아낸 뒤 다시 고정하는 방법이 유용하다.

전문 PC유지보수 계약 시 반드시 확인해야 하는 체크리스트

결국 전문 업체를 통해 상시 관리를 받기로 결정했다면 계약서를 쓰기 전에 꼼꼼하게 따져봐야 할 조건들이 있다. 겉보기에는 저렴한 월 관리비를 제시하지만 실제 장애가 터졌을 때 추가금을 요구하는 꼼꼼하지 못한 계약이 허다하다. 계약서 서명 전에 아래 사항만큼은 반드시 서면으로 보장받아야 안전하다.

첫째는 서비스 수준 합의서의 명확한 기준 설정이다. 장애 신고 접수 후 현장 도착까지 걸리는 시간과 이를 어겼을 때의 보상 규정을 문서화해야 한다.

둘째는 교체 부품의 청구 방식과 범위 규정이다. 하드디스크나 파워서플라이 같은 하드웨어 부품 고장 시, 부품값을 실비로 청구하는지 혹은 기술료를 별도로 요구하는지 명확히 선을 그어야 한다.

셋째는 정기 예방 점검의 횟수와 상세 항목 검증이다. 단순히 분기에 한 번 들러서 본체 먼지만 털어주는 것인지, 보안 패치 상태와 백업 로그까지 검증해 주는지를 상세히 기록해야 한다.

이러한 세부 조건들이 조율되지 않은 상태에서 대충 구두 계약을 맺었다가는 정작 컴퓨터가 망가졌을 때 서로 책임 전가만 하다가 업무 마비 상태가 장기화되는 낭패를 보기 쉽다.

우리 회사 규모에 맞는 현실적인 유지보수 방식은 무엇일까

컴퓨터 5대 미만의 소기업이나 1인 사업장이라면 매달 고정비가 나가는 PC유지보수 계약을 맺는 것은 비용 대비 효과가 떨어진다. 이 시기에는 고장 날 때마다 지역의 수리점을 찾아 건별로 비용을 지불하는 방식이 훨씬 경제적이다. 다만 10대 이상의 컴퓨터를 운용하고 전산 장애가 곧바로 매출 타격으로 이어지는 비즈니스라면 정기 계약을 통해 시스템을 안정화하는 편이 현명하다.

외부 업체를 쓰더라도 사내 임직원들의 기본적인 보안 의식이나 백업 습관이 부재하다면 랜섬웨어 감염이나 중요 데이터 유실 사고를 원천적으로 막을 길은 없다. 일단 우리 사무실에 있는 컴퓨터들의 구매 시기와 상세 사양부터 엑셀 파일로 정리하는 일부터 시작해 보길 권한다. 현재 사용 중인 장비의 상태를 정확히 파악하는 것이 불필요한 지출을 막는 사내 IT 관리의 첫걸음이기 때문이다.