엑셀로 버티다가 결국 점포관리시스템을 건드려봤는데

처음 가게를 시작할 때는 그냥 엑셀 파일 하나면 충분할 줄 알았다. 날마다 들어오는 재료비 적고, 대충 매출 합산해서 월말에 남는 돈 확인하면 그게 장부지 싶었으니까. 그런데 이게 매장이 작아도 1년이 넘어가고 품목이 늘어나니까 사람이 할 짓이 못 된다는 생각이 들더라. 특히 소스 하나 사 오는데도 유통기한 확인하고, 냉장고 온도 체크하고, 갑자기 들어온 단체 손님 때문에 재고가 꼬이면 진짜 머리가 아프다.

엑셀의 한계와 데이터 관리의 귀찮음

작년 여름쯤이었나, 냉장고 온도 때문에 한바탕 난리가 난 적이 있다. 매장용 SEMS 시스템이 따로 있긴 한데 이게 영 익숙지가 않아서, 그냥 감으로 ‘아, 오늘 좀 덥네’ 하고 넘겼다가 식자재 절반을 폐기했다. 그때 느꼈다. 내 머릿속으로 하는 관리는 딱 거기까지라는 걸. 그래서 뒤늦게 중소기업 ERP니 뭐니 찾아보는데, 막상 도입하려니 비용도 비용이고 셋팅하는 과정이 너무 막막했다. 상담 받아보면 무슨 블록체인 연동이니, 글로벌 네트워크니 거창한 소리만 하길래 사실 다 이해도 안 갔다. 나는 그냥 냉장고 몇 도인지, 오늘 팔린 치킨이 몇 마리인지 딱 보고 싶은 것뿐인데 말이다.

POS 시스템이랑 재고 관리의 미묘한 온도 차이

결국 업계에서 많이 쓴다는 POS 연동 시스템을 하나 깔았다. 300만원대 초반의 초기 비용이 들었는데, 사실 이것도 기능의 20%도 못 쓰고 있는 것 같다. 제일 골치 아픈 건 종량제 봉투나 소모품 재고다. 편의점 결제 시스템이나 우리 가게 POS나 다를 게 없다. 손님 몰릴 때 바코드 찍고 결제하면 재고가 자동으로 줄어들어야 하는데, 가끔 알바생이 바빠서 누락하면 밤에 마감할 때 도저히 숫자가 안 맞는다. 세븐일레븐 같은 곳은 시스템이 탄탄해서 이런 오차가 거의 없겠지만, 우리 같은 영세 매장은 결국 사람이 다시 수기로 맞춰야 하니 시스템을 쓴다는 게 때로는 일거리를 만드는 것처럼 느껴질 때도 있다.

스마트 관리 시스템은 결국 서비스인가 노동인가

최근에는 조리 시간 관리나 위생 점검도 데이터로 남기라고 하길래, 스마트 품질관리 어플도 며칠 써봤다. 근데 이것도 매번 버튼 누르고 체크하는 게 일이다. 위생 관리가 과학적으로 변하는 건 좋은데, 손님이 밀려 들어올 때 이걸 챙기는 게 쉽지 않다. 특히 조리 시간을 예전보다 2시간 줄여서 운영하라는 권고를 받아들일 때, 매출 생각 안 할 수가 없으니 갈등이 생긴다. 식품안전관리 인증 시스템, 그러니까 HACCP 기준이라는 게 거창하게 들리지만 현장에선 그냥 귀찮은 행정 업무 하나 더 늘어나는 느낌을 지울 수 없다.

디지털 전환이라기보단 그냥 짐을 떠안은 기분

CJ대한통운 같은 곳에서 하는 풀필먼트니 로이스 이플렉스니 하는 이름들을 보면 솔직히 부럽기도 하다. 물류부터 배송까지 한 번에 해결해준다니. 하지만 나 같은 동네 장사꾼에게는 그저 먼 나라 이야기다. 가끔은 그냥 종이 장부에 손으로 적던 때가 더 속 편했던 것 같기도 하다. 데이터가 쌓여서 매출 분석이 된다고들 하지만, 내 눈엔 그냥 ‘어제보다 덜 팔렸네’ 정도의 통계밖에 안 보이니까. 이게 진짜 효율적인 건지, 아니면 남들 하니까 나도 따라가느라 허덕이는 건지 모르겠다.

앞으로 더 복잡해질까 봐 드는 막연한 불안감

시스템을 도입하고 나서 매출이 20% 늘었다는 홍대 치킨집 이야기도 들었는데, 솔직히 그건 위치가 좋아서 그런 게 아닐까 싶기도 하고. 우리 가게는 홍대 메인 상권도 아닌데 시스템만 좋으면 손님이 알아서 찾아올까? 어쨌든 일단 깔아놓은 POS랑 재고 관리 프로그램은 쓰고 있지만, 매달 나가는 유지비가 아깝다는 생각도 가끔 든다. 그냥 사람이 하는 게 제일 빠르고 정확할 때도 있는데, 굳이 기계에 의존해서 데이터를 맞춰야 하는 지금의 상황이 가끔은 불필요한 숙제처럼 느껴진다. 아마 다음 달에도 마감 때 재고가 안 맞아서 엑셀 파일을 켜고 있을 내 모습이 벌써부터 그려진다.